Graag ontvangt het Huizinga Instituut voorstellen van promovendi voor activiteiten die zij zelf willen organiseren. Zo kan het netwerk van promovendi worden ingezet om een programma te ontwikkelen waarbij hun wensen centraal staan. Als je als Huizinga-promovendus iets wilt organiseren, stuur dan een voorstel van ongeveer één A4-tje naar de coördinator van het Huizinga Instituut, Floor Meijer, via huizinga-fgw@uva.nl.
Geef in het voorstel duidelijk het onderwerp van de bijeenkomst aan en leg uit waarom deze bijeenkomst past binnen het programma van het Huizinga Instituut. Maak bij de introductie van het onderwerp duidelijk welke sprekers zullen worden uitgenodigd en geef daarbij beknopt aan waarom. Verder moet het voorstel kort ingaan op praktische randvoorwaarden: denk daarbij aan de beoogde doelgroep van de bijeenkomst, een begroting, een beoogde locatie en een voorlopig programma met voorstellen voor datum en tijd. Je voorstel wordt na versturen voorgelegd aan de directeur van het Huizinga Instituut.
Het Huizinga Instituut organiseert zowel bijeenkomsten mét studiepunten (ECTS) als zonder. Mocht je een bijeenkomst willen organiseren waaraan studiepunten verbonden worden, dan geldt een set aanvullende eisen: je voorstel moet dan niet alleen langs de directeur, maar eveneens besproken worden in het programmateam dat viermaal per jaar bijeenkomt. Wanneer je een dergelijke activiteit wilt organiseren is het raadzaam om contact op te nemen met één van de leden van het programmateam en in samenspraak met hem of haar te kijken naar de opzet van de activiteit.